Guide: Freshdesk

Tips: Se igenom filmen och läs FAQ först. Om du fortfarande har frågor så hjälper vi dig gärna! 👍

OBS: Du behöver inte ta anteckningar under tiden du kollar på filmen. Instruktionerna finns som punktlista här under.

Guide: Freshdesk

Freshdesk är ett ärendehanteringssystem (gjort av Freshworks), alltså ett verktyg för att hantera ärenden. Första gången vi använde detta verktyg var när behövande matchades med volontärer, en behövande lades till som ett ärende och matcharna kunde på så vis följa upp och säkerställa att processen fullföljts fullt ut från organisationens sida.

Har du tillgång till Freshdesk så är du en s.k “Agent”

Supportärenden är ytterligare en typ av ärenden. För att hantera ärendesupport så finns det nu en grupp per region som fungerar likt en inkorg. Har man problem ska man i första hand höra av sig till sin regionala adress. Ett ärende skrivet till respektive regions adress hamnar i respektive inkorg (grupp).

Så kommer du igång

  • För att bli ärendesupport så kontaktar du din regionala samordnare som i sin tur skickar din uppgifter till Mira Thimmayya, mira@tool.builders. Vi lägger sedan till dig som agent och du kommer få ett mail där du slutför din registrering. Om du inte fått något mail, börja med att titta i skräpkorgen, om det inte funkar så kan du själv ta kontakt med Toolbuilders support.
  • För att slutföra din registrering så klickar du på länken i mailet, du kommer då fylla i dina uppgifter.

Logga in

  • För att kunna logga in på Hyresgästföreningens Freshdesk och hantera ärendesupport så klicka först här: https://hyresgastforeningen.freshdesk.com/support/login
  • Välj sedan länken ”Logga in här” (se bild) längst ner på sidan, detta för att man kan logga in som annat än en agent.
  • Du fyller sedan i din e-postadress och lösenord

Glömt lösenord?

  • När du följt stegen för att logga in och kommer till inloggningssidan för agenter (se bild ovan) så klickar du på länken ”Glömt lösenordet?”, följ sedan instruktionerna i mailet du får, har du inte fått något mail, kolla först i skräpkorgen eller försök igen.

Hur hittar jag mina ärenden?

  • Väl inloggad hamnar du på översiktspanelen, välj här ikonen som ser ut som en biljett för att se ”Alla ärenden”.

Hur löser jag ett ärende?

  • Beroende på ärendets natur så varierar det hur man löser ett ärende. Man svarar nästan alltid på ett ärende och då klickar man på ”svara” och sedan skriver man sitt svar.
  • Klicka sen på den lilla pilen bredvid ”Skicka” och välj ”Skicka och inställt som Löst”, det alternativet av tre som ges för att skicka svaret och samtidigt lösa ärendet.

Hur lämnar jag en kommentar till en kollega på ett ärende?

  • Om du vill lämna en kommentar till en kollega så klickar du på ”Lägg till anteckning” och sedan kan du välja att meddela en specifik person eller bara skriva en allmän kommentar.

Hur tilldelar jag ärendet till en annan person eller region (grupp)?

  • Om du vill att någon annan tittar på ärendet så kan du först lämna en kommentar (se ovan) och sedan tilldela ärendet genom att klicka på en grupp och / eller en representant (följt av ”Uppdatera” för att spara dina ändringar).

Vad gör jag om jag inte kan lösa ärendet?

  • Tilldela ärendet till gruppen ”Support – TBS | GBY”, lämna en kommentar om rimligt (glöm inte att ”Uppdatera” för att spara). Toolbuilders hjälper till och stöttar.

Jag är även matchare – hur skapar jag filter för att se enbart ärendesupport eller matchning?

  • Inne på ärendevyn så finns det ett ”Filter” tillgängligt. Välj vad du vill filtrera på, t.ex din support-grupp och välj sedan ”Tillämpa” längst ner. Spara sist din filtrerade vy genom att klicka högst upp (se bild)